1、基礎條件的投資預算
所謂基礎條件，主要是指兩方面：其一是網絡環境，目前的視頻會議系統都是基于網絡，且對寬帶的需求也不一樣，高清視頻會議運行相對于標清要更高一些，實際需要根據會場點數再做具體計算。其二是會議室環境，如果視頻會議系統在固定會議室中使用，那么會議室的裝修費用、音響費用、視頻輸出設備（如投影儀、顯示屏等）也應該計算在內。
2、系統本身的投資預算：
視頻會議系統根據客戶的需求不同，預算也相差很大，硬件系統性能相對軟件更穩定，造價也要高一些，一般會在固定會場使用；軟件系統使用更方便，尤其會場不固定的情況下。一般而言，系統本身的投資費用分為：視頻會議服務器的采購費用，視頻會議系統及攝像機等周邊設備的采購費用。
3、工程和維護費用
一般包括視頻會議系統的維護費用及項目施工費用。
綜上所述，我們可以得出一個視頻會議系統的投資預算計算公式：項目總投資=網絡環境搭建費用+會議室裝修費用+視頻會議系統設備費用+維護施工費用。
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